HUBUNGAN BUSINESS INTELLIGENCE DENGAN ERP
Analisis data telah menjadi kebutuhan vital untuk meningkatkan daya saing sebuah organisasi bisnis. Pengambilan keputusan bergaya entrepeneur yang cenderung mengandalkan intuisi menjadi kurang relevan di tengah lingkungan persaingan yang semakin kompleks. Naik turunnya penjualan sebuah produk tidak lagi hanya ditentukan oleh murah dan mahalnya harga jual atau baik buruknya kualitas produk. Ternyata banyak faktor dominan lain seperti kondisi demografi, geografi, penawaran pesaing, dan bahkan faktor emosional.
Perusahaan memerlukan alat bantu yang mampu mengolah data-data yang dimilikinya menjadi informasi bernilai lebih dan tidak hanya terpaku pada angka-angka mati. Alat bantu tersebut harus mampu menterjemahkan berbagai hal implisit dan gejala penting dari sekumpulan data. Salah satu jawabannya adalah Business Intelligence, atau lebih sering disingkat sebagai BI. Di tengah menggunungnya data-data transaksi perusahaan yang biasanya diperoleh dari sistem Enterprise Resources Planning (ERP), maka proses pengolahan dan ekstraksi data menggunakan berbagai metodologi dan teknologi BI menjadi suatu tantangan tersendiri bagi para developer dan DBA.
Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem informasi yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya perusahaan. Sumber daya tersebut meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas.
Dengan memiliki system ERP sebuah perusahaan dapat melakukan berbagai efisiensi, seperti mengontrol stok barang secara lebih akurat, mengontrol pembelian barang berdasarkan kebutuhan, serta mengatur penjualan secara lebih cepat (karena didukung informasi ketersediaan barang yang akurat). Sehingga pemilik usaha dapat menjalankan usahanya dengan lebih efisien serta dapat menentukan keputusan-keputusan bisnis secara cepat, tepat dan akurat. Selain itu system ERP umumnya juga dilengkapi fasilitas untuk bertransaksi secara online melalui Internet ataupun EDI (Electronic Data Interchange), sehingga transaksi dapat dilakukan secara online secara lebih cepat, akurat dan lebih efisien. Dengan demikian perusahaan yang sukses mengimplementasikan ERP umumnya dapat meningkatkan kinerja perusahan serta meningkatkan keuntungan perusahaan.
Implementasi sebuah sistem ERP umumnya akan memerlukan proses re-engineering (perubahan/penyempurnaan proses bisnis/industri), selama proses implementasi anda mempunyai kesempatan untuk memperbaiki proses-proses yang kurang sempurna ataupun mengganti proses bisnis dengan sistem yang lebih modern yang paling sesuai dengan bisnis anda. Projek ERP juga meletakkan dasar sistem bisnis baru dimana sistem ERP dapat berintegrasi dengan E-commerce dan Costumer Relationship Management (CRM., ERP umumnya juga dilengkapi sistem EDI (Electronic Data Interchange) sehingga memungkinkan sistem untuk bertukar data dengan sistem dari Vendor, Customer, dan lain lain, serta dilengkapi sistem email untuk pengiriman informasi dan peringatan terhadap kondisi kondisi tertentu untuk membantu pengawasan dan kontrol terhadap sistem.
Kadang ada mitos yang salah atau mungkin bisa dibilang harapan para owner bahwa dengan ERP, fungsionalitas perusahaan Anda akan meningkat dalam sehari itu juga ketika ERP sudah ‘go live’ . Ekspektasi yang tinggi dan peningkatan kualitas dan daya saing bergantung dengan seberapa baik sistem ERP cocok dengan fungsionalitas perusahaan dan seberapa baik tailormade dan proses konfigurasi sistem cocok dengan budaya, strategi dan struktur dari perusahaan.
Adapun kelebihan dan kekurangan dari penerapan ERP, yaitu :
Kelebihan | Bagaimana |
Akses informasi yang dapat dipercaya | DBMS, konsistensi dan akurasi dari data yang diinput, report yang ditingkatkan |
Menghindari redundansi dari pemasukan data dan operasi | Modul-modul yang mengakses data yang sama dari database yang terpusat sehingga menghindari pemasukan data yang berkali-kali |
Mengurangi jeda waktu penampilan informasi dan laporan | Meminimasi proses penarikan dan penampilan data. Dengan sekali klik, laporan dapat ditampilkan tanpa harus mencari-cari sumber data dan memanipulasinya lagi |
Pengurangan biaya | Penghematan waktu, peningkatan kontrol dan decision support system dengan analisis skala enterprise |
Peningkatan skalabilitas | Desain yang terstruktur dan modular |
Akses oleh dunia luar | Modul CRM (Customer Relationship Management) dan EDI |
Globalisasi | Electronic Data Interchange |
E-Commerce & E-Business | Membuka akses ke-internet & kultur kerja sama |
Kelebihan Sistem ERP
Kekurangan | Bagaimana |
Mahal | Biaya bervariasi dari ribuan dollar sampai jutaan dollar. Biaya Business Process Reingeering akan sangat tinggi |
Ketergantungan pada satu vendor tertentu | Memerlukan jangka panjang support dari vendor tertentu yang mengimplementasikan ERP di perusahaan Anda |
Kompleksitas | Sistem ERP biasanya terlalu banyak fitur dan terlalu kompleks untuk digunakan oleh end user |
Kelemahan Sistem ERP
Modul - modul dalam sistem erp
A. Financial
FI -Financial Accounting.
Ditujukan untuk menyediakan pengukuran berkelanjutan terhadap keuntungan perusahaan. Modul FI jugamengukur kinerja keuangan perusahaan, berdasarkan pada data transaksi intenal maupun eksternal. ModulFI menyediakan dokumen keuangan yang mampu melacak (mengaudit) setiap angka yang terdapat dalam suatu laporan keuangan hingga ke data transaksi awalnya.
CO-Controlling
Fungsi dari modul CO adalah untuk mendukung empat kegiatan operasional:
- Pengendalian capital investment
- Pengendalian aktivitas keuangan perusahaan, memonitor dan merencanakan pembayaran
- Pengendalian pendanaan terhadap pembelian, pengadaan dan penggunaan dana di setiap area
- Pengendalian biaya dan profit berdasarkan semua aktivitas perusahaan
IM - Investment Management
Fungsi dari modul IM ini saling melengkapi dengan fungsi yang dijalankan oleh modul TR, namun modul IM lebih spesifik ditujukan untuk menganalisis kebijakan investasi jangka panjang dan fixed assets dari perusahaan dan membantu manajemen dalam membuat keputusan.
EC -
Tujuan dari modul EC adalah untuk memberikan akses bagi Enterprise Controller mengenai hal-hal berikut:
- Kondisi keuangan perusahaan
- Hasil dari perencanaan dan pengendalian perusahaan
- Investasi
- Maintenance dari aset perusahaan
- Akuisisi dan pengembangan SDM perusahaan
- Kondisi pasar yang berkaitan dengan pengambilan keputusan, seperti ukuran pasar, market share, competitor performance
- Faktor-faktor struktural dari proses bisnis, seperti struktur produksi, struktur biaya, neraca dan laporan rugi laba
TR -Treasury
Modul TR berfungsi untuk mengintegrasikan antara cash management dan cash forecasting dengan aktivitas logistik dan transaksi keuangan.
B. Distribution dan Manufacturing
LE - Logistics ExecutionModul
LO juga merupakan modul yang terintegrasi dengan modul yang lainnya, yaitu modul PP, EC, SD, MM, PM dan QM. Pada intinya, modul ini fokus pada pengaturan logistik dari masa purchasing hingga distribusi. Dari purchase requisition, good receipt hingga delivery.
SD - Sales DistributionDesain
dari modul SD ditekankan kepada penggunaan strategi penjualan yang sensitif terhadap perubahanyang terjadi di pasar. Prioritas utama dari penggunaan modul ini adalah untuk membuat struktur data yang mampu merekam, menganalisis, dan mengontrol aktivitas untuk memberikan kepuasan kepada pelanggandan menghasilkan profit yang layak dalam periode akuntansi yang akan datang.
MM - Materials ManagementFungsi
utama dari modul MM adalah untuk membantu manajemen dalam aktivitas sehari-hari dalam tipebisnis apapun yang memerlukan konsumsi material, termasuk energi dan servis.
PP - Production Planning
Modul PP ini berfungsi dalam merencanakan dan mengendalikan jalannya material sampai kepada prosespengiriman produk.
PM -Plant Maintenance
Modul PM berfungsi untuk mendukung dan mengontrol pemeliharaan peralatan dan bangunan secara efektif, mengatur data perawatan, dan mengintegrasikan data komponen peralatan dengan aktivitas operasional yang sedang berjalan.
QM - Quality Management
Modul QM terintegrasi dengan modul PP-PI Production. Salah satu fungsi dari modul QM adalah untukmenyediakan master data yang dibutuhkan berdasarkan rekomendasi dari ISO-9000 series.
PS - Project System
Modul PS dikonsentrasikan untuk mendukung kegiatan-kegiatan berikut ini:
- Perencanaan terhadap waktu dan nilai
- Perencanaan detail dengan menggunakan perencanaan cost element atau unit cost dan menetapkan waktu kritis, pendeskripsian aktivitas dan penjadwalan
- Koordinasi dari sumber daya melalui otomasi permintaan material, manajemen dan kapasitas material, serta sumber daya manusia
- Monitoring terhadap material, kapasitas dan dana selama proyek berjalan
- Penutupan proyek dengan analisis hasil dan perbaikan
C. Human Resources
Berfungsi untuk:
- Memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif dan tepat waktu terhadap gaji, benefit dan biaya yang berkaitan dengan SDM perusahaan
- Melindungi data personalia dari pihak luar
- Membangun sistem rekruitmen dan pembangunan SDM yang efisien melalui manajemen karir
Business Intelligence
Secara umum BI merupakan sebuah proses untuk melakukan ekstraksi data-data operasional perusahaan dan mengumpulkannya dalam sebuah data warehouse. Selama proses ekstraksi juga dapat dilakukan transformasi dengan menerapkan berbagai formula, agregasi, maupun validasi sehingga didapat data yang sesuai dengan kepentingan analisis bisnis. Selanjutnya data di data warehouse diproses menggunakan berbagai analisis statistik dalam proses data mining, sehingga didapat berbagai kecenderungan atau pattern dari data. Hasil penyederhanaan dan peringkasan ini disajikan kepada end user yang biasanya merupakan pengambil keputusan bisnis. Dengan demikian manajemen dapat mengambil keputusan berdasarkan fakta-fakta aktual, dan tidak hanya mengandalkan intuisi dan pengalaman kuantitatif saja.
Karena data yang diolah dalam proses BI didapat dari sistem operasional, maka umumnya perusahaan yang akan menerapkan BI sudah memiliki ERP yang berjalan baik. Biasanya kebutuhan terhadap BI muncul setelah implementasi ERP berjalan beberapa tahun, dan manajemen mulai merasa perlu untuk menganalisis berbagai data operasioanl sehari-hari. Dengan demikian hasil proses BI juga merupakan cermin kinerja perusahaan secara keseluruhan. Berikut adalah contoh-contoh masalah yang dapat diperoleh jawabannya menggunakan BI:
- Manager Promosi ingin menganalisis pengaruh tiap jenis media iklan di koran, majalah, dan TV terhadap penjualan produk.
- Manager HRD dapat menganalisis pengaruh kenaikan gaji terhadap peningkatan produktivitas pekerja di lantai pabrik.
- Manajer Penjualan ingin mengetahui pengaruh musim dan kepadatan penduduk terhadap penjualan es krim di tiap daerah.
Proses bisnis BI dalam SQL server terbagi dalam 3 tahap yaitu integritas data, analisis dan penyajian laporan.
Integritas data : kunci keberhasilan BI
Tahap ini merupakan proses mengintegrasikan berbagai data dari berbagai sumber dan memasukkanya ke dalam data warehouse. Data dari sistem operasional divalidasi, diekstrak, diringkas, atau diberikan formula tertentu sesuai dengan hasil analisis bisnis. Proses ini juga dikenal sebagai extract, transform, loading (ETL) yang menggunakan SQL Server Intgration Services (SSIS). Sumber data tidak terbatas pada SQL Server saja, tetapi juga Oracle, DB2, flat file, XML, dan semua sumber data yang kompatibel dengan ODBC maupun OLEDB.
Tentu saja proses ini dilakukan setelah system analyst menghasilkan jenis-jenis data yang harus diintegrasikan, serta dari mana data tersebut dapat diperoleh. Dalam SSIS tersedia perangkat untuk membuat data source yang mampu mengambil data dari berbagai sumber, dan tidak terbatas pada format produk Microsoft.
Analisis server dan data mining
Dalam tahap ini data di dalam data warehouse dianalisis menggunakan Analysis Services. Analysis Services merupakan alat bantu yang berisi berbagai metode data mining dan OLAP (online analytical processing). SQL Server 2005 menyediakan 7 metode statistic untuk membaca kecenderungan data dalam proses data mining. OLAP menyediakan cara mudah untuk membuat cube, yang merupakan representasi dari berbagai ukuran (measures) dan dimensi data yang akan dianalisiis.
Menyajikan data dengan reporting services
Reporting Services merupakan media utama dalam tahap penyajian laporan. Perangkat ini telah tersedia dalam SQL Server 2005 dan terintegrasi dengan Business Intelligence Development Studio. Di sisi server terdapat Report Server yang melayani pengolahan dan penampilan laporan untuk end user. Reporting Service berjalan di web browser sehingga sangat mudah untuk didistribusikan di intranet. Dengan demikian tidak terdapat komponen yang harus diinstal di sisi klien.
Adapun beberapa manfaat yang dapat diberikan dengan mengimplementasikan BI, yaitu :
Keuntungan
Bagi perusahaan yang telah mengimplementasikan BI, mereka akan mampu menuai keuntungan keuangan dari implementasi tersebut. Dengan struktur implementasi BI yang baik, perusahaan akan cerdas mengadaptasikan tingkat layanan yang ditawarkan demi menjawab kebutuhan pelanggan.
Pangsa pasar
Salah satu cara efektif menggenjot keuntungan dan stabilitas pasar adalah dengan melebarkan pangsa pasar perusahaan. Di tengah persaingan bisnis yang makin mengganas, monopoli merupakan hal yang beranjak usang karena pebisnis baru terus bermunculan. Mereka selalu berusaha menggerogoti pangsa pasar perusahaan yang telah mapan. Salah satu strategi mereka adalah memangkas harga sebagai strategi mengimingimingi pelanggan suatu perusahan agar beralih ke produk mereka.
Selain itu, sistem BI yang efektif setidaknya memiliki empat karakteristik, yakni:
1 Tujuan utama
Seluruh sistem komputer memiliki tujuan utama bagi seluruh pengguna sesuai dengan kebutuhan masingmasing pengguna. Kita ambil contoh perban
2 Ketersediaan data yang relevan
Poin inilah yang mungkin menjadi hal terpenting dalam sistem BI yang efektif. Sebagai contoh, divisi penjualan terkadang menunda pengiriman barang yang telah dipesan oleh pelanggan karena suatu alasan. Sementara itu, divisi lain baru mengetahui ada masalah penundaan pengiriman barang, lama setelah hal itu terjadi. Tentu saja divisi lain tidak perlu tahu seluruh detail dari penundaan pengiriman barang tersebut. Namun, divisi lain harus tahu informasi tersebut sesuai dengan kebutuhan mereka sebagai dasar pembuatan keputusan atas masalah tersebut. Dalam situasi seperti ini, pembuat keputusan kerap hanya berbekal informasi yang tidak lengkap atau bahkan yang tidak sebenarnya. Namun dengan dukungan BI, ketersediaan data yang relevan akan mampu disuguhkan.
3 Kemampuan utama BI
Kemampuan utama Bi, di antaranya:
Pertama, memberi kemudahan akses informasi terbaru dari bisnis yang berjalan dan peluang yang diproyeksikan. Sejak 40 tahun silam, komputer telah menjadi urat nadi para pebisnis. Sayangnya, beberapa pebisnis tidak dapat mengakses informasi yang mereka butuhkan untuk memahami kondisi bisnis mereka yang sebenarnya. Kebanyakan sistem komputer hanya menyajikan informasi performa bisnis secara dangkal dan melupakan pemahaman informasi yang lebih dalam.
Kedua, kapabilitas untuk melakukan analisis dan memenuhi permintaan pengguna. Aktivitas bisnis dan fungsi yang berbeda membutuhkan pengetahuan dan informasi yang dilihat dari sudut pandang yang berbeda. Sebagai contoh, ketika direktur keuangan dan SDM berdebat soal laporan keuangan yang menunjukkan penurunan keuntungan perusahaan dan melesetnya proyeksi bisnis. Respon spontan mereka mungkin berbeda. Direktur keuangan akan menelusuri area bisnis mana yang performanya rendah dan akan memotong biaya terkait. Sementara itu, direktur SDM akan mencari tahu alasan di balik lebih rendahnya performa karyawan dari standar yang diterapkan. Apakah disebabkan menurunnya semangat kerja, training yang amburadul, persaingan antarkaryawan yang tak sehat atau alasan lainnya.
4 strukur pendukung
Struktur pendukung di sini tak hanya didominasi sistem komputer. Bagi BI, struktur pendukung tak hanya hardware dan software komputer, tetapi suatu proses yang memungkinkan Anda membuat keputusan yang lebih baik serta merumuskan strategi yang lebih mumpuni untuk menyokong misi dan tujuan bisnis.
Bisa kita lihat salah satu model BI dalam mengintegritaskan informasi dalam perusahaan, seperti gambar dibawah ini :
Business Intelligence atau yang kerap disingkat BI biasanya mengekstrak data dari beragam sumber. Sumber tersebut misalnya dari Customer Relationship Management (CRM), Supply Chain Management (SCM), dan Enterprise Resource Planning (ERP), atau lainnya.
BI merupakan sistem dasar bagi hampir seluruh kondisi yang melibatkan pembuatan keputusan bisnis dan formulasi strategi. Secara lebih mendetail, BI memungkinkan perusahaan lebih percaya diri dalam menghadapi berbagai tantangan, yaitu:
pertama, tantangan bisnis tanpa henti, yakni penurunan keuntungan, merosotnya pangsa pasar, ancaman pencaplokan bisnis oleh pesaing, atau lainnya. Memang BI tak secara langsung menyelesaikan tantangan tersebut. Namun, BI andal dalam mengidentifikasi suatu solusi dan langkah maju. Caranya dengan menyediakan informasi yang relevan dan mudah digabungkan dengan pengambilan keputusan dan proses formulasi strategi. Hal inilah yang tidak mampu dilakukan oleh sistem komputer lainnya. Kedua, fakta bahwa bisnis terus berubah. Di sinilah BI mengambil peran agar bisnis luwes beradaptasi terhadap segala perubahan. Dengan BI, pengumpulan informasi dari beragam sumber lebih terjamin sebagai antisipasi perubahan, baik di dalam maupun luar perusahaan.
Aplikasi BI generasi baru rata-rata diclaim para vendornya dapat menghasilkan angka ROI (Retun on Invesment) yang impresif. BI disini digunakan untuk melakukan penghematan biaya, membuka peluang bisnis baru, mengolah data ERP menjadi laporan yang bisa diakses dan mengoptimalkan harga. Dimana informasi yang digunakan dalam business intelligence adalah data yang salah satunya diperoleh dari ERP yang merukan data awal untuk diproses dalam data warehousing sehingga menghasilkan laporan yang akurat.
Hubungan antara business intelligence dengan ERP dapat terlihat dengan jelas dari model yang dibawah ini :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar